Diez Datos para la Renovación
Luego de suministrar en nuestro Boletín INSIGHT No. 10, prácticos tips para una exitosa negociación de reclamos, pensamos hacer lo mismo para el proceso anual de renovación.
Hemos observado un número de renovaciones que han fallado en sus objetivos dejando detrás sentimientos decepcionantes y un sentido de oportunidades fallidas. Estas renovaciones no son satisfactorias para ninguna de las partes. Puede percibirse que el asegurador se ha beneficiado si el Asegurado falla en sus objetivos, pero los aseguradores tienen más confianza en sus relaciones si el Asegurado cree que ha obtenido una buena renovación. Una renovación exitosa que satisfaga a ambas partes y prepare el camino para una relación continua y constructiva, es claramente la opción preferida.  
Cada renovación trae consigo sus factores y consideraciones únicas, y estas deben establecerse en contra de factores genéricos que cambien en mayor o menor grado cada año. Las condiciones del mercado tienden a fluctuar en cortos intervalos más que en el pasado, potencialmente creando presiones presupuestarias. La creciente importancia en el proceso asegurador como tema de cumplimiento dentro de la Gerencia de Riesgos, seguido de eventos de alto perfil, donde los inconvenientes, por ejemplo, en el programa de seguros podrían crear vergüenza financiera. Desde el punto de vista del mercado de seguros se ha convertido en una transacción altamente documentada como consecuencia de iniciativas de certeza contractual. Todos estos factores tienen influencia en la negociación de la renovación. Las estrategias deben ser desarrolladas tomando en cuenta estos factores con el fin de obtener un resultado en la renovación que cumpla o exceda las expectativas. Los siguientes puntos representan nuestras ideas colectivas en cómo pueden mejorarse los prospectos para obtener tales resultados. En relación a nuestro Boletín INSIGHT sobre quejas, proponemos diez prácticas tips.
1. Preparación Oportuna
Sin duda, esto fundamenta cualquier renovación exitosa. Una renovación hecha de prisa, concebida e implementada bajo estrictas limitaciones de tiempo, crea invariablemente presiones en todas las partes. La planificación para una renovación debe comenzar, idealmente, poco después de la renovación anterior. Una reunión después de la  renovación acompañada de una tormenta de ideas donde participen la división de Gerencia de Riesgos  y el corredor, debe ser el punto de comienzo para establecer objetivos para la próxima renovación. Algunas veces la asistencia de un asegurador es constructiva en estas reuniones. Identifica lo bueno y lo malo y ayuda a evitar los errores cometidos anteriormente, si es que existen.
2. Establezca  Objetivos Claros y Razonables
Antes de que la negociación de renovación comience en firme, consulte con el corredor sobre que es posible tener para cambiar las condiciones del mercado y la capacidad del mercado. Un corredor podría estar indebidamente optimista durante esta etapa si él cree que existe el prospecto de una licitación. Un diálogo honesto necesita ser aupado y asi, objetivos realísticos puedan lograrse. El precio siempre será un tema, pero otras consideraciones pueden acarrear más peso dependiendo de los requisitos del Asegurado. Si la capacidad de ciertos riesgos está decayendo o mayor capacidad se necesita para valores y limites más altos, la habilidad para generar mayor capacidad puede ser igual o más importante que el precio. Por lo tanto es importante determinar que es en realidad vital al apoyar su plan de negocios y luego establecer un grupo de objetivos que cumpla el corredor, que sean retadores pero no irreales.
3.Aprenda de la Experiencia de Reclamos
Su propia experiencia en reclamos y la de otros en la industria, tiene una importante relación en el resultado. Si usted ha pasado por un largo reclamo, entonces es vital que información actual le sea provista sobre posibles costos y recuperaciones. Debe establecerse un contacto cercano con el ajustador y así tener la disponibilidad de información exacta. Revelarle al mercado información franca de lo sucedido y que acción fue tomada para evitar recurrencias es por lo general muy constructivo. Los aseguradores estiman mucho que un asegurado haya admitido fallas en diseño o en prácticas de seguridad, debido a que el problema ha sido por lo menos identificado y puede resolverse sobre la marcha. Similarmente, si existe un incidente de alto perfil que le haya causado una gran  pérdida al mercado, los aseguradores prestarán mucha atención en saber cómo está usted preparado si algo similar le ocurriese.
4.Actualice Información
El proceso legal de divulgación es re-establecido en cada renovación. Asegúrese de que una presentación precisa de su negocio sea entregada al mercado a través del corredor. Algunos asegurados harían la presentación a sus actuales y prospectivos aseguradores antes de cada renovación. Esto ayuda a mejor entendimiento del mensaje y mantiene buenas relaciones, pero no son esenciales. Lo que es verdaderamente importante es asegurarse de que toda información sobre activos, posibles adquisiciones, plantas en marcha, programas de perforación, y áreas de actividad sea entregada a los aseguradores. Esto es particularmente importante en programas de obligaciones financieras, donde la información acerca de sus actividades y la de sus empresas subsidiarias, debe ser constantemente actualizada. Este proceso debe incluir un re-asesoramiento sobre los valores asegurados, los EML, y negocios adecuados en desarrollo.
5. Simplificación y Racionalización del Mercado er
En el tiempo algunas aseguradoras se han tornado muy complejas, con corredores diferentes involucrados, con diferentes capas de cobertura sobre variados intereses asegurables. Mientras exista la necesidad de establecer  competencia entre diferentes corredores y proveedores, lo cual es generalmente aceptable, existen riesgos en tener un programa muy complejo. Espacios y solapamientos pueden aparecer y la logística para coordinar cada renovación de cada póliza por separado podría convertirse en una gran pérdida de tiempo. Un programa racionalizado, que reduzca la necesidad de tantas negociaciones individuales y colocaciones separadas, reduciría estos riesgos y crearía mas eficiencia.
6. Mantenga a los Accionistas felices
Comuníquese con sus accionistas, sean socios en equidad, inversionistas, Gobiernos Nacionales o Prestamistas. Los Inversionistas de empresas conjuntas, deben saber la actual filosofía de colocación para cada activo, incluyendo costos actualizados de reemplazo y cualquier otra información pertinente tal como remoción de escombros, perforación potencial, fechas de comienzo de perforación de nuevos pozos y similares. Si un gobierno nacional o una empresa petrolera nacional es socio por medio del Contrato de Participación de Producción, es vitalmente necesario asegurar que las partes estén de acuerdo con las valuaciones aseguradas, los deducibles y la magnitud de la cobertura. Los prestamistas necesitan saber por medio de su corredor que el seguro ha sido renovado manteniendo los Acuerdos del Préstamo. Un Asegurado prudente se cerciorará que todas las partes estén informadas.
7.Gerencia hacia Arriba
Una renovación deficiente es aquella donde la Directiva es atrapada por sorpresa, por incrementos no presupuestados en la prima o una reducción substancial en cobertura, o en el peor de los casos, falta de cobertura debido a retardos. Si existe la posibilidad de recibir malas noticias, debe ser notificado a la gerencia tan pronto como sea posible. En cuanto a negociaciones de reclamos es a veces mejor equivocarse en la caución al estimar el posible resultado de la renovación. Entonces es mucho mejor poder reportar las mejoras en estimados en casos base.
8. Involucrando una nueva cara
Algunas veces es importante echarle un  vistazo de nuevo a su programa de seguros. Un nuevo par de ojos  puede percibir alguna inconsistencia, o puede formular preguntas incisivas sobre asuntos que pudieron haber sido tomados con indiferencia. No siempre es posible hacer esto internamente –  dependerá del tamaño y naturaleza de su empresa. Pero  una mirada profunda al programa por una parte independiente: sea un corredor alternativo, o un consultor en seguros energéticos, podría sacar a la luz eso que fue ignorado o pasado por alto. Esto puede ser logrado constructivamente con su actual corredor, quien podría ser parte del ejercicio.
9.Establecer Indicadores Claves de Gestión (KPI).
Una vez que se hayan establecido las prioridades y los objetivos claves, es aconsejable considerar algunos incentivos para el corredor. Un retador pero no realístico grupo de objetivos sería muy exigente y podría involucrar mercadeo adicional o innovaciones en el proceso de colocaciones. Una forma de obtener esto es incorporar un Bono de Gestión en los términos de acuerdo de los corredores. Si se escoge esta ruta, los indicadores de la gestión deben ser claramente identificados y la base de compensación expresada con igual claridad.
10. Sea dueño del Proceso
Hemos pedido prestada esta expresión de nuestras Diez Tips de Reclamos. Es muy cierta en la negociación de la renovación como en el proceso de Reclamos. Si una línea de tiempo es desarrollada desde el comienzo para la total transacción de renovación, y es adherida, resistirá el logro de los objetivos deseados. Inevitablemente, habrán atrasos, por falta de disponibilidad de individuos claves, la negociación es más compleja de lo esperado, o simplemente el mercado está al límite de capacidad en un momento dado. Un buen corredor mantiene a su cliente informado, pero esto no siempre pasa. Usted debe estar consciente de cualquier falla en la cronología y mantenerse al tanto. Cuando no hay noticias generalmente significa que hay problemas inesperados y usted necesita crear un diálogo continuo con su corredor de manera que usted esté completamente al día y pueda entonces considerar los planes de contingencia.