INDECS – APERÇU 17

Aujourd’hui, des masses de données sont vitales et omniprésentes dans l’environnement de l’entreprise. Elles sont essentielles aux opérations commerciales, aux projets, à l’analyse financière, au marketing, au développement de produits, à la planification stratégique et – selon l’expérience d’INDECS – au traitement des réclamations. Lorsqu’un assuré subit une perte (mais en particulier une perte importante), le marché de l’assurance peut souvent recevoir des giga-octets d’informations non structurées et non triées, dont la plupart ne sont pas pertinentes ou trompeuses. Pour éviter toute confusion, conflit et travail inutile, les données doivent être rassemblées et présentées de manière structurée et en temps opportun, sinon elles entraveront plutôt que faciliteront le processus de réclamation.

SAISIES

Les systèmes de données des entreprises créent le cadre permettant d’adapter les informations fournies. Ces systèmes détiennent toutes les données clés pour démontrer le contexte factuel à l’appui de la réclamation, ainsi que les informations financières pour évaluer les réserves, les paiements intermédiaires et le règlement final global.

Les systèmes comptables informatisés exigent que les coûts budgétisés, engagés et encourus doivent être hiérarchisés en appliquant des codes uniques, souvent appelés codes de structure de répartition du travail (WBS). Cette structure permet d’extraire les données et de les manipuler dans un format structuré pour prendre en charge une réclamation d’assurance, ce qui facilite la distinction entre les différentes catégories distinctes spécifiées par la police. Mais cela n’est possible que si le système WBS est correctement structuré au départ.

Il est extrêmement important d’extraire les informations factuelles nécessaires pour étayer et présenter une réclamation d’assurance. La simple production d’un dump de données de s’attendre à ce que les assureurs ou leurs experts en sinistres en déchiffrent la pertinence ralentit le processus, conduit à des questions inutiles, à la frustration et souvent à la confusion. Dès le départ, s’assurer que les services techniques et d’ingénierie soient pleinement conscients de la raison pour laquelle les informations sont nécessaires, et a quel moment elles seront requises, réduit les retards du traitement de la réclamation et les charges de travail inutiles.

PRODUCTIONS

Un assuré doit optimiser son recouvrement de sinistre en produisant des données pertinentes, complètes et claires. Si l’assuré n’est pas familiarisé avec les aspects pratiques d’une réclamation d’assurance et les conditions de la police, il aura besoin de conseils spécialisés pour identifier exactement ce qui est nécessaire.

Les données seront à la fois quantitatives et qualitatives.

Les données quantitatives comprennent les enregistrements de coûts, tels que l’enregistrement des heures internes et les factures de tiers. Ces données devront souvent être encore divisées par catégorie d’emploi et inclure une description de l’activité ; le temps normal et les heures supplémentaires encourues devront être clairement identifiées. Tous les coûts de tiers doivent être justifiés par des factures ou des systèmes de paie internes. Si aucune preuve de paiement ne peut être produite, il est peu probable que l’assuré recouvre la valeur totale de sa réclamation. La liaison électronique des feuilles de présence, des contrats, des bons de commande et des factures ou des pièces justificatives améliore la valeur de ces documents et accélère l’audit de la réclamation. Il fournit également un enregistrement unique pour les itérations du processus de vérification entre l’expert en sinistres et l’assuré.

Les données qualitatives consistent en des dossiers non financiers qui appuient les faits à l’origine de la réclamation. Elles prennent la forme d’images, de vidéos et de rapports, y compris l’analyse des causes profondes pour démontrer une fortuité, des rapports d’évaluation des dommages, des solutions d’ingénierie envisagées, des détails de conception, des calendriers de projet, des historiques et des plans de maintenance.

Les données qualitatives aideront les assureurs à comprendre le contexte de l’information quantitative et de sa relation avec le sinistre. Dans notre expérience, la présentation des données qualitatives est aussi importante que celles quantitatives dans l’issue du sinistre, mais elle est souvent sous-évaluée et négligée par l’assuré.

ACCÈS

Il existe aujourd’hui de nombreuses plateformes de partage d’informations : de grandes quantités de données sont régulièrement mises à disposition sur des sites dédiés sécurisés sans qu’il soit nécessaire de procéder à un transfert physique, voire électronique. Il est important de garder à l’esprit les parties qui auront besoin d’accéder à ces informations et comment elles seront utilisées. La gestion des informations confidentielles et l’enregistrement de leur diffusion sont fondamentaux pour le processus de réclamation.

Les données sont téléchargées par les « super utilisateurs » du système comptable qui, grâce à leur familiarité avec le système, peuvent aider à structurer les données brutes. Ils seront essentiels pour produire des rapports significatifs et utiles. Par souci de cohérence, ces super-utilisateurs devraient donc être les personnes créant la structure WBS et extrayant les données.
L’expert en sinistre vérifiera la réclamation présentée. Si l’expert en sinistres est en mesure de faire confiance et de suivre la documentation soumise, le processus de réclamation sera beaucoup plus fluide, ce qui entraînera des recouvrements plus rapides et souvent plus élevés.

Le cycle des demandes d’informations et leur envoi est répété avec de nombreuses fois et des informations supplémentaires arrivant tout au long de la réclamation. Par conséquent, il est impératif que les données fassent l’objet d’un examen interne rigoureux avant l’audit par l’expert en sinistres, afin d’assurer la cohérence avec la stratégie de réclamation et la couverture de la police. Cette étape garantit que les informations partagées sont de la plus haute qualité et pertinentes pour la réclamation.

CONCLUSION

INDECS a travaillé sur de nombreux sinistres importants et complexes qui ont été réglés avec succès par le marché de l’assurance. La clé de la réalisation du règlement a été notre gestion de gros volumes de données pour le client. L’utilisation intelligente des données à l’appui de la réclamation facilite les paiements réguliers tout au long du processus et a permis à nos clients de ne pas sous-récupérer en raison de lacunes dans les informations nécessaires pour étayer la réclamation.

Lorsqu’un assuré subit un sinistre, le temps est une ressource précieuse. La collecte, le stockage et la présentation soigneux des données quantitatives et qualitatives rapportent non seulement des dividendes en termes de gain de temps global, mais constituent un investissement judicieux pour le recouvrement efficace et complet de ses pertes. La gestion des données ne peut pas commencer trop tôt, mais commence souvent trop tard, ce qui entraîne des coûts supplémentaires, des litiges et une perte de valeur dans le règlement final du sinistre.